Un Enterprise Resource Planning, o como se conoce comúnmente, ERP, es un sistema integral de software que gestiona y automatiza los procesos esenciales de una empresa en distintas áreas, según las necesidades, con el fin de poder integrar y manejar sus operaciones en una única plataforma centralizada, mejorando la eficiencia y la visibilidad de todos los procesos empresariales.
Se puede utilizar para atender procesos que van desde las finanzas, producción, ventas, inventario, compras e incluso los recursos humanos, por lo que la flexibilidad y personalización son algunas de sus características más importantes.
Igualmente, hay que señalar que funciona mediante la consolidación de diferentes funciones empresariales en módulos interconectados que comparten una base de datos común, por lo que en esencia cada módulo está diseñado para una función específica, pero para que estén interrelacionados, lo cual permite no solo una comunicación fluida entre las diferentes dependencias, sino también que haya intercambio de información en tiempo real.
Por ejemplo, un módulo de ventas puede interactuar con el módulo de inventario para verificar la disponibilidad de productos y con el módulo financiero para generar facturas. De ahí su gran versatilidad y ventajas para la operación de su empresa o negocio.
Componentes clave de un ERP
Un ERP está compuesto en primera instancia de una Base de datos centralizada, lo que facilita el acceso y la consistencia de la información. Además, tiene módulos funcionales que se enfocan en el área o necesidad de la empresa (una gran ventaja pues permite adaptarse y crecer), y es aquí donde se pueden incluir módulos para finanzas, recursos humanos, manufactura, gestión de la cadena de suministro, ventas y marketing, entre otros.
Obviamente, manejar tal cantidad de información requiere de un entorno amigable y accesible que permite a los usuarios interactuar con el sistema, por lo que también se requiere de una Interfaz de usuario.
Finalmente, un ERP tiene entre sus objetivos, el permitir un panorama global del funcionamiento de la organización, para saber qué camino o decisiones tomar y por eso, cuenta entre sus componentes, con Herramientas de análisis y reportes que dan información y análisis en tiempo real.
¿Por qué implementar un ERP en tu organización?
Arriba mencionabamos algunas de las ventajas que se pueden lograr con un ERP implementado, sin embargo, la lista es mucho más larga. A continuación enumeramos las más significativas:
1. Eficiencia operativa: Automatiza procesos manuales y reduce la redundancia de datos, lo que ahorra tiempo y recursos.
2. Visibilidad y control: Proporciona una visión integral de las operaciones empresariales, mejorando la toma de decisiones.
3. Mejora de la productividad: Los empleados pueden acceder a la información y las herramientas que necesitan de manera más rápida y sencilla.
4. Escalabilidad: Un ERP puede crecer con tu empresa, adaptándose a nuevas necesidades y requerimientos.
5. Cumplimiento normativo: Ayuda a las empresas a cumplir con regulaciones y normativas mediante la gestión adecuada de los datos y procesos.
Las claves de una implementación exitosa
Como en todo proceso de implementación tecnológica, siempre se aconseja realizar una evaluación de necesidades o diagnóstico previo, con el fin de identificar las actividades y áreas que se beneficiarán de un ERP. Esto con el fin de definir los objetivos y expectativas de la implementación.
En ese sentido fundamental hacer una selección rigurosa del rp adecuado eligiendo un sistema que se ajuste a las necesidades y tamaño de la empresa teniendo en cuenta factores como funcionalidad, costo, soporte y escalabilidad.
Una clave importante es realizar una planificación del proyecto en la que se establezca un plan detallado que incluya cronograma, recursos, presupuesto y responsabilidades. Identificar posibles riesgos y crear estrategias de mitigación. Así mismo, asegurar que todos los empleados comprendan cómo usar el sistema ERP, esto, por medio de una capacitación adecuada y continua.
Para la migración al nuevo sistema, es fundamental asegurar la integridad y consistencia de la información y realizar pruebas exhaustivas del sistema para identificar y corregir posibles problemas antes de la implementación completa.
Finalmente, tras la implementación del ERP, se requiere programar un seguimiento juicioso del funcionamiento y hacer una retroalimentación constante con los usuarios para realizar ajustes si es necesario.
Hay que recordar que para llevar a cabo una implementación exitosa de uno de estos sistemas es fundamental que se involucren todas las partes asegurando así que los departamentos están alineados y comprometidos con el proyecto, además de que haya una comunicación constante y abierta durante todo el proceso para que tanto la empresa a la que se le implementa como la empresa que lidera el proceso implementación trabajen articuladamente y cumpliendo con las expectativas.
