A la hora de embarcarse en la realización de un proyecto de tecnología son muchas las variables que se deben tener en cuenta para que los resultados sean los esperados. No obstante, cuando se pregunta por uno de los aspectos cruciales, muchos coinciden en decir que el presupuesto está entre ellos.
Y es que la planificación financiera es esencial en cualquier proyecto y mucho más cuando se habla del ámbito de la tecnología. En ese sentido, es crucial contar con un presupuesto elaborado de manera consciente y con base en las necesidades y el alcance deseado para garantizar no solo el éxito, sino también la sostenibilidad de la iniciativa.
De esta manera, un presupuesto bien definido permite que las organizaciones puedan asignar recursos de una forma eficiente y gestionando los riesgos y toma de decisiones gracias a la información y datos estructurados del proyecto.
Dentro de las ventajas que se puede no tener cuando se define bien un presupuesto en un proyecto se puede mencionar las de la claridad financiera, ya que esto proporciona una visión precisa de los costos que conlleva la iniciativa; adicionalmente, la gestión de riesgos permite identificar posibles desviaciones financieras, con lo que se pueden tomar medidas preventivas.
Hay que mencionar también que tener un buen presupuesto permite hacer una asignación eficiente de los recursos, garantizando que no sean desperdiciados y que a largo plazo se logre un retorno de la inversión importante.
Un informe de Gartner (2022) denominado “Best Practices for IT Budgeting” indica que las organizaciones que utilizan presupuestos precisos reducen hasta en un 25% sus costos de desarrollo, mientras que el estudio de Harvard Business Review: “Why Tech Projects Fail” (2021), señala que el 60% de los proyectos de tecnología fallan debido a una planificación financiera inadecuada. Esto puede dar idea de cómo los proyectos con presupuestos bien definidos tienen más probabilidades de éxito, que los que no lo tienen.
A continuación analizaremos algunos de los elementos clave que deben ser tenidos en cuenta cuando se elabora un presupuesto de un proyecto de tecnología:
- Costos de infraestructura: Este punto es fundamental y a menudo representa una inversión inicial considerable. No solo se trata del hardware físico como servidores y equipos, sino también del software base necesario para operar. Es crucial dimensionar correctamente las necesidades actuales y futuras para evitar gastos innecesarios o quedarse corto. Considera también los costos de instalación, configuración y el espacio físico que requerirán estos elementos.
- Recursos humanos: ¡El motor del proyecto! Aquí no solo entran los salarios del equipo directamente involucrado (desarrolladores, analistas, project managers, etc.), sino también los costos asociados a su incorporación (reclutamiento), capacitación continua para mantenerlos actualizados con las últimas tecnologías y, si es necesario, la contratación de consultores externos con experiencia específica. No subestimes el impacto de un equipo bien capacitado y motivado en el éxito del proyecto.
- Desarrollo y mantenimiento: Este rubro abarca el corazón del proyecto tecnológico. Desde la fase inicial de diseño y planificación, pasando por la programación y las pruebas, hasta el despliegue y las actualizaciones posteriores. Es importante detallar las tareas específicas, estimar el tiempo y los recursos necesarios para cada una. No olvides incluir los costos de corrección de errores (bugs), mejoras y la documentación del proyecto, que a menudo se pasa por alto, pero es vital para el mantenimiento a largo plazo.
- Licencias y suscripciones: En el panorama tecnológico actual, las licencias de software y las suscripciones a servicios en la nube son gastos recurrentes importantes. Es esencial identificar todas las herramientas y plataformas necesarias, comprender sus modelos de licenciamiento (por usuario, por capacidad, etc.) y proyectar los costos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Evalúa si existen alternativas de código abierto o modelos de suscripción más eficientes.
- Contingencias: ¡Absolutamente crucial! Como bien dices, los imprevistos son casi una certeza en cualquier proyecto. Establecer un fondo de contingencia (generalmente un porcentaje del presupuesto total, entre el 10% y el 20% es común) te dará un margen de maniobra para afrontar problemas inesperados, como retrasos en la entrega de componentes, fallas técnicas imprevistas o cambios en los requerimientos. No tener este colchón puede descarrilar todo el proyecto y generar sobrecostos significativos.
Finalmente, tenga en cuenta que un presupuesto sólido es fundamental para proyectos de tecnología exitosos y al entender su importancia y seguir las mejores prácticas, las organizaciones garantizan una asignación eficiente de recursos, gestión de riesgos y logro de objetivos.
