Ya es claro que la transformación digital y tecnológica en las empresas es un reto que todas deben enfrentar en algún momento. Sin embargo, es esencial cumplir con varias etapas antes de comenzar este camino y no solo por el acondicionamiento de la infraestructura, sino también por la disposición de los empleados.
Alberto Abouganem del Grupo Raphael, uno de nuestros más recientes clientes, por ejemplo, señala que “lo principal es tener una definición clara y documentada de sus procesos operativos. Identificar cuando se evalúe la herramienta, sea la que sea, si puede soportar esos procesos operativos y determinar qué nivel de seguridad y qué control trae con ella, así como si aporta a la agilidad del negocio – agilidad al comprar, planificar mis compras,etc-. También hay que estar seguro de que se cuenta con el personal idóneo dentro de la empresa para acompañar el proceso de implementación”.
Precisamente, como lo vemos, son varios los factores que determinarán el éxito de una implementación, por eso, desde MQA Américas compartimos algunas de las pautas para llevar a cabo una preparación adecuada de su organización ante un proceso de estos y que sus colaboradores participen de una transición tranquila.
Investigación: se recomienda que además de la información entregada por el proveedor de la solución tecnológica, se realice internamente una investigación interna sobre la tecnología que se implementará, buscando casos de estudio para comprender mejor cómo funcionará y cómo podría afectar el trabajo en la organización.
Comunicación clara y transparente: una vez se decide iniciar el proceso (teniendo claro cómo se ejecutará y demás detalles) lo primordial en un proyecto así, es sin duda comunicar claramente a los colaboradores los objetivos, beneficios y expectativas de la nueva tecnología que se quiere implementar. Es fundamental explicar cómo impactará su trabajo diario y cómo pueden beneficiarse tanto a nivel individual como organizacional.
Educación y Formación: después de que se informa a los empleados el alcance del proyecto, es importante proporciona una formación completa y personalizada para cada departamento o función, sobre el desarrollo de la implementación y cómo será la participación, especialmente de las áreas relacionadas. Esto incluye talleres, sesiones de capacitación en línea y materiales de referencia para que los empleados puedan familiarizarse con la tecnología.
Actualización del proceso: informa con frecuencia por medio de comunicaciones internas (boletines informativos,reuniones informativas, etc), cómo avanza la implementación tecnológica, teniendo en cuenta una retroalimentación que incluya las opiniones, ideas y preocupaciones de los empleados, lo cual no solo dará tranquilidad sino también puede generar soluciones creativas y mejoras en la implementación.
Participación activa: idealmente, involucra a los empleados o un grupo principal (que pueda replicar) en el proceso, pero además, genera espacios para la práctica con la nueva tecnología antes de su implementación oficial.
Gestión del cambio y acompañamiento continuo: establece canales de soporte técnico accesibles y eficientes para que los empleados puedan resolver cualquier problema o duda rápidamente. Además, asigna mentores o líderes de equipo que puedan brindar apoyo adicional durante la transición. Es esencial realizar evaluaciones periódicas para medir el progreso y la eficacia de la implementación.
Finalmente, hay que recordar que cada empleado, al igual que la misma empresa, tiene un ritmo diferente de adaptación a la nueva tecnología, por lo que es vital ser flexibles y llevar a cabo un seguimiento constante a la evolución de esta etapa de apropiación.
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Acerca de MQA Américas:
MQA Américas es una compañía con más de 20 años de experiencia en la prestación de servicios tecnológicos a empresas de diferentes sectores en Centroamérica, que lidera, a través de un equipo consolidado de consultores expertos, el acompañamiento end to end en los procesos de innovación y transformación digital de las organizaciones, ofreciendo servicios de diagnóstico, estrategia, implementación y soporte, con base en la mejor tecnología, que garantiza la continuidad operativa de sus clientes y les ayuda a alcanzar su máximo potencial.
